Lessons learned
Het uitwerken en uitvoeren van amai! blijft een uitdagende en leerrijke ervaring. Op verschillende momenten werden we geconfronteerd met situaties waarin we onze aanpak dienden bij te schaven of lessen trokken voor de toekomst. Deze lessen vatten we hieronder samen.
Het is binnen een grootschalig project als “amai!” belangrijk open te blijven om bij te leren tijdens het proces en lessen te trekken uit de ervaringen met het oog op een mogelijk opvolgproject. Het is ook zeer waardevol om ervaringen uit te wisselen met projectorganisatoren van gelijkaardige projecten om inspiratie van elkaar op te doen en elkaar zo te versterken.
Het is binnen een grootschalig project als “amai!” belangrijk open te blijven om bij te leren tijdens het proces en lessen te trekken uit de ervaringen met het oog op een mogelijk opvolgproject. Het is ook zeer waardevol om ervaringen uit te wisselen met projectorganisatoren van gelijkaardige projecten om inspiratie van elkaar op te doen en elkaar zo te versterken.
Hieronder vind je een aantal tips & tricks:
Activiteiten en Events
Offline of online?
Amai! werd gelanceerd in volle corona-periode (april 2021). Hierdoor waren we tijdens de eerste editie genoodzaakt om alle activiteiten online te organiseren.
Ook het verzamelen van ideeën verliep enkel via ons online platform of online brainstormsessies, wat vaak eerder moeizaam verliep. Burgers vonden wel de weg naar onze website, maar de stap om online een idee in te dienen bleek nog te groot.
Een jaar later, wanneer er meer mogelijkheden kwamen om ook offline evenementen te organiseren, zagen we een grote vooruitgang in het verzamelen van ideeën.
We merkten dat offline activiteiten hiervoor beter werken. Rechtstreeks met de doelgroep in gesprek gaan en inspelen op hun concrete noden of bezorgdheden verlaagt de drempel voor hen om hun ideeën of vragen te delen.
Dit verlaagt de drempel voor hen om te brainstormen over een idee en dit te delen, in tegenstelling tot wanneer ze dit via de website dienen te doen.
Ook het verzamelen van ideeën verliep enkel via ons online platform of online brainstormsessies, wat vaak eerder moeizaam verliep. Burgers vonden wel de weg naar onze website, maar de stap om online een idee in te dienen bleek nog te groot.
Een jaar later, wanneer er meer mogelijkheden kwamen om ook offline evenementen te organiseren, zagen we een grote vooruitgang in het verzamelen van ideeën.
We merkten dat offline activiteiten hiervoor beter werken. Rechtstreeks met de doelgroep in gesprek gaan en inspelen op hun concrete noden of bezorgdheden verlaagt de drempel voor hen om hun ideeën of vragen te delen.
Dit verlaagt de drempel voor hen om te brainstormen over een idee en dit te delen, in tegenstelling tot wanneer ze dit via de website dienen te doen.
Tips voor offline events
Hoewel offline events een grote meerwaarde bieden, bleek ook al snel dat dit arbeidsintensiever was. Zeker voor een eerder klein team kan dit voor uitdagingen zorgen om de uitvoering realistisch te houden. Het is daarom belangrijk kritisch te bekijken bij welke activiteiten je aanwezig kan zijn, en welke je helaas aan je moeten laten voorbij gaan.
Criteria die we daarbij hanteren zijn o.a. hoe de activiteit past binnen de projectdoelen van amai!, en de benodigde mankracht om ze uit te voeren.
Criteria die we daarbij hanteren zijn o.a. hoe de activiteit past binnen de projectdoelen van amai!, en de benodigde mankracht om ze uit te voeren.
Gespreksopeners
Doorheen het project merkten we het belang van toegankelijke tools om het gesprek op gang te krijgen en burgers op een aantrekkelijke manier te informeren. In het geval van amai! was het kaartspel heel succesvol om AI tot in de huiskamers en scholen te krijgen. Onze interactieve amai-stand was dan weer een gespreksopener op events. We verwijzen daarbij ook steeds naar de activiteiten die mensen thuis kunnen doen.
Communicatie
LAAGDREMPELIGE COMMUNICATIE
Op vlak van brede communicatie konden we ook heel wat lessen trekken. Zo merkten we al snel het belang van laagdrempelige communicatie op, wat voor een complex onderwerp als AI niet altijd eenvoudig of evident is.
Om een zo breed mogelijk publiek te informeren letten we erop dat ons taalgebruik niet te specialistisch is en gebruiken we herkenbare en concrete AI-voorbeelden. Daarnaast illustreren de AI-verhalen en bijhorende duidelijke illustraties hoe we onze boodschap toegankelijk maakten.
Om een zo breed mogelijk publiek te informeren letten we erop dat ons taalgebruik niet te specialistisch is en gebruiken we herkenbare en concrete AI-voorbeelden. Daarnaast illustreren de AI-verhalen en bijhorende duidelijke illustraties hoe we onze boodschap toegankelijk maakten.
Maak een Gespreksleidraad
Voor het verzamelen van ideeën op events werkten we een gespreksleidraad uit die we gaandeweg bijschaafden. Zo pasten we bijvoorbeeld de verwoording aan het doelpubliek van het event aan.
Mensen meteen vragen naar een idee kan erg afschrikken, terwijl hen vragen welke problemen ze ervaren in het dagelijks leven, veel meer als toegankelijk wordt ervaren. Van daaruit kan doorheen het gesprek dan verder worden geleid naar een mogelijke oplossing die gebruik maakt van AI. We adviseren dan ook dat je een gespreksleidraad uitwerkt op maat van je project en je doelpubliek.
De gespreksleidraad kan een uitgewerkt document zijn waarin verschillende gespreksscenario's worden beschreven. Daarnaast gingen wij altijd uit van het principe dat elk gesprek vertrekt vanuit de vier thema's en de bezorgdheden van onze gesprekspartner.
Mensen meteen vragen naar een idee kan erg afschrikken, terwijl hen vragen welke problemen ze ervaren in het dagelijks leven, veel meer als toegankelijk wordt ervaren. Van daaruit kan doorheen het gesprek dan verder worden geleid naar een mogelijke oplossing die gebruik maakt van AI. We adviseren dan ook dat je een gespreksleidraad uitwerkt op maat van je project en je doelpubliek.
De gespreksleidraad kan een uitgewerkt document zijn waarin verschillende gespreksscenario's worden beschreven. Daarnaast gingen wij altijd uit van het principe dat elk gesprek vertrekt vanuit de vier thema's en de bezorgdheden van onze gesprekspartner.
Geef Concrete voorbeelden
Het aanhalen van concrete voorbeelden van AI-toepassingen werkt goed om je doelgroep te betrekken. Sinds de tweede editie kunnen we daarbij terugvallen op de lopende amai!-projecten, die elk binnen hun thema een AI-idee van een burger uitwerken. Deze projecten brengen we ter sprake in gesprekken, maar ook online of op events krijgen ze steeds een plaats bij amai! en wordt hun vooruitgang gedeeld.
Vertrek vanuit de beleving van je doelpubliek
Vertrek in gesprekken zoveel mogelijk vanuit het dagelijkse leven van de mensen en haal AI-toepassingen aan die ze herkennen of waar ze al gebruik van maken. Vermijd meteen te focussen op de technologie zelf, dat kan mensen zonder tech-achtergrond kan afschrikken.
Voorzie voldoende tijd en middelen voor een communicatiestrategie
Belangrijk bij een project als amai! is ook om genoeg tijd en middelen te voorzien voor uitgebreide communicatiestrategie, en dit deel van het project niet te onderschatten.
Een brede communicatie is belangrijk in het betrekken van burgers en hen betrokken te houden doorheen het traject. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een samenwerking met mediapartners, online campagnes of de expertise inschakelen van een communicatiebureau.
Een brede communicatie is belangrijk in het betrekken van burgers en hen betrokken te houden doorheen het traject. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een samenwerking met mediapartners, online campagnes of de expertise inschakelen van een communicatiebureau.
Werk samen met domeinorganisaties
In een breed project zoals amai! is het waardevol om samen te werken met domeinorganisaties om je doelgroep te bereiken.
Domeinorganisaties zijn organisaties die werken rond specifieke maatschappelijke thema’s (bv. een natuurorganisatie). Zij hebben vaak een achterban die ze bereiken met bijvoorbeeld hun nieuwsbrief of andere (interne) communicatie. Het loont dus om contacten te leggen met organisaties die ervoor openstaan om samen te kijken hoe je elkaar kan versterken.
Domeinorganisaties zijn organisaties die werken rond specifieke maatschappelijke thema’s (bv. een natuurorganisatie). Zij hebben vaak een achterban die ze bereiken met bijvoorbeeld hun nieuwsbrief of andere (interne) communicatie. Het loont dus om contacten te leggen met organisaties die ervoor openstaan om samen te kijken hoe je elkaar kan versterken.
De projectoproep
Evalueer regelmatig je projectoproep
Het verloop van de projectoproep hebben we ieder jaar wat bijgeschaafd op basis van feedback van projectindieners en een bevraging bij geïnteresseerden die uiteindelijk toch besloten geen projectvoorstel in te dienen. Feedback die vaak terug kwam, was dat het budget voldoende hoog moet zijn en de projecttijd voldoende ruim. De workload die een aanvraagprocedure met zich meebrengt moet in verhouding staan met de middelen die je kan toebedeeld krijgen.
In de eerste twee edities van amai! werden de verschillende projectfases opeenvolgend uitgevoerd. Deze aanpak ligt voor de hand, maar bracht erg veel tijdsdruk met zich mee voor het projectteam en de consortia die op zeer korte tijd een projectvoorstel moesten uitwerken. In de derde editie van amai! werden de verschillende fases uitgevoerd als parallel lopende sporen, wat het mogelijk maakte om voor elk spoor voldoende aandacht en tijd uit te trekken.
In de eerste twee edities van amai! werden de verschillende projectfases opeenvolgend uitgevoerd. Deze aanpak ligt voor de hand, maar bracht erg veel tijdsdruk met zich mee voor het projectteam en de consortia die op zeer korte tijd een projectvoorstel moesten uitwerken. In de derde editie van amai! werden de verschillende fases uitgevoerd als parallel lopende sporen, wat het mogelijk maakte om voor elk spoor voldoende aandacht en tijd uit te trekken.
Toets de administratieve noden regelmatig af met je opdrachtgever
Bij het opstellen van de oproep is het een uitdaging om de projectoproep 'licht' te houden, maar tegelijk toch te voldoen aan alle administratieve en wettelijke vereisten, zeker indien de oproep wordt opengesteld voor verschillende partijen (lokale besturen, verenigingen,NGO's). Jezelf goed informeren, en geregeld aftoetsen bij je opdrachtgevers is hierbij de boodschap.
Biedt ondersteuning aan de projectindieners
In amai! verwachten we best veel van de project-indieners: vertrekken van een idee van de burger, samenwerking tussen technische en maatschappelijke partners die vaak onbekend zijn voor elkaar, het inbouwen van een citizen science-component, inzetten op open data, ethisch verantwoorde AI, enz. Daarom bieden we veel ondersteuning tijdens deze fase. Sinds dit amai!3 werken we met een vooraanmelding, zodat er ruim de tijd is om indieners te adviseren en met elkaar in contact te brengen indien er gelijkaardige projecten werden ingediend.
Zorg dat geïnteresseerde partijen elkaar kunnen vinden
De matchmaking tussen verschillende partners is van cruciaal belang om consortia te kunnen vormen van organisaties met een diverse achtergrond. De voorafgaande cocreatie-sessies speelden hier een grote rol in: tijdens deze sessies leerden verschillende partijen elkaar kennen door samen in gesprek te gaan rond concrete ideeën. Bij de lancering van de projectoproep organiseerden we een online infosessie, waarbij geïnteresseerden via Miro (een online workshop-platform) hun interesse in bepaalde domeinen of onderwerpen konden aangeven en ook op die manier konden potentiële partners elkaar vinden. Tot slot voegden we op ons online platform een zoekertjespagina toe om gericht op zoek te gaan naar partners met specifieke expertise
Projecten en partners kunnen veel van elkaar leren. Het samenbrengen van stakeholders tijdens (cocreatie-)workshops en intervisiemomenten werd door alle partijen als zeer waardevol gezien.
Projecten en partners kunnen veel van elkaar leren. Het samenbrengen van stakeholders tijdens (cocreatie-)workshops en intervisiemomenten werd door alle partijen als zeer waardevol gezien.
Duurzaamheid
Geef het materiaal dat je ontwikkelt een lang leven
Net als vele andere citizen-scienceprojecten is amai! afhankelijk van projectbudgetten met relatief korte looptijd. Het zou echter zeer jammer zijn mocht al het materiaal dat binnen dit project wordt ontwikkeld verloren gaan. Het is daarom goed om al snel, idealiter vanaf de start, na te denken over de verduurzaming als het project afloopt. Binnen amai! werken we daarvoor bijvoorbeeld samen met Brightlab, STEM-onderwijslabo en zusterorganisatie van Scivil, voor het verspreiden van onze educatieve materialen.
Alles wat we ontwikkelen is beschikbaar onder Creative Commons License CC BY 4.0 DEED.
Alles wat we ontwikkelen is beschikbaar onder Creative Commons License CC BY 4.0 DEED.
Verduurzaam je methodes
Om onze methodologie, aanpak en ervaringen te verduurzamen, hebben we deze toolkit gecreëerd. Deze dient als inspiratie voor organisaties die op een vergelijkbare wijze burgerwetenschapsprojecten willen ontwikkelen.
Geef je project tijd om te groeien
Het is binnen een grootschalig project als “amai!” belangrijk een open mind te houden om bij te blijven leren tijdens het proces en lessen te trekken uit de ervaringen met het oog op een mogelijk opvolgproject.
Bij de verschillende iteraties van amai! doorheen de jaren pasten we daarom ook verschillende elementen aan. Een voorbeeld is het inschakelen van een burgerjury naast de publieksstemming tijdens amai!3. We beantwoorden hiermee aan de vraag om meer inhoudelijke inspraak bij de selectie van de winnende projecten.
Het is ook zeer waardevol om ervaringen uit te wisselen met projectorganisatoren van gelijkaardige projecten om inspiratie van elkaar op te doen en elkaar zo te versterken.
Bij de verschillende iteraties van amai! doorheen de jaren pasten we daarom ook verschillende elementen aan. Een voorbeeld is het inschakelen van een burgerjury naast de publieksstemming tijdens amai!3. We beantwoorden hiermee aan de vraag om meer inhoudelijke inspraak bij de selectie van de winnende projecten.
Het is ook zeer waardevol om ervaringen uit te wisselen met projectorganisatoren van gelijkaardige projecten om inspiratie van elkaar op te doen en elkaar zo te versterken.
WAT MET DE IDEEËN DIE NIET WERDEN VERWEZENLIJKT?
We verzamelden tot nu toe meer dan 900 maatschappelijke AI-ideeën van burgers, die we niet verloren willen laten gaan. Deze trachten we verder in te zetten door middel van hackathons, studentenprojecten, projecten binnen bedrijven maar ook als indicator van maatschappelijke (beleids-)verbeteringen en struikelblokken, voorgesteld door burgers.